"Privatrechnungen" in Geschäftsbüchern einer Kapitalgesellschaft
Dezember 21, 2011 | 50,00 EUR | beantwortet von Oliver Burchardt
Wir betreiben seit ca. 6 Jahren als Kapitalgesellschaft eine Limited in Deutschland. Die Buchführung wird regelmäßig und gemäß der Vorschriften gefertigt. Jährlich wird eine Bilanz vom Steuerberater erstellt und die entsprechenden Steuererkärungen für das finanzamt angefertigt! Steuerzahlungen erfolgen immer pünktlich!
Soweit sogut!
Jetzt ist es so, dass ca. die Hälfte der Materialbestellungen über das Internet erfolgen.
Da wir oft den Vorteil des Widerrufsrechts für Privatverbraucher in Anspruch nehmen wollten und als LTD. sowieso keine Zahlung auf offene rechnung angeboten wird, wurden die Onlinebestellungen vielfach als "Privatperson" getätigt! Die daraus resultierenden Rechnungen der Onlinehändler wurden bisher dann mit der "Privatadressierung" des Geschäftsführers normal gebucht und in die monatlichen Buchführungsordner abgelegt.
(Anzumerken ist, dass die Geschäftsadresse LTD. der Privatadresse des Geschäftsführers entspricht (Wohn-und Geschäftshaus)
Wir haben grob überschlagen, dass die Summe der Einkaufsrechnungen mit privatem Adresskopf mittlerweile einen sechsstelligen Betrag (seit Gründung) ausmacht.
Fragen:
1.) Welche Konsequenzen können bei einer Steuerprüfung der Gesellschaft hieraus erwachsen?
2.) Welch Maßnahmen sollten jetzt noch vor einer Prüfung erfolgen?
Vielen Dank vorab!
Sehr geehrter Fragesteller,
vielen Dank für Ihre Anfrage, die ich gerne im Rahmen einer Erstberatung beantworte.
Bitte beachten Sie, daß die steuerrechtliche Würdigung auf Basis der gemachten Angaben erfolgt. Das Hinzufügen, Ändern oder Weglassen von Angaben kann das Ergebnis, ggf. auch wesentlich, verändern.
Das Problem ist zweigeteilt zu beantworten.
Aus ertragsteuerlicher Sicht drohen hier meines Erachtens keine Konsequenzen. Wirtschaftlich betrachtet liegt keine Privatentnahme oder -einlage vor, da die Bestellung für die Ltd. ausgeführt worden ist. Eine verdeckte Gewinnausschüttung ist ebenfalls zu verneinen.
Umsatzsteuerlich besteht allerdings in dem Fall ein Problem, wenn Sie die auf den Rechnungen separat ausgewiesene Vorsteuer beim Finanzamt geltend gemacht haben. Das Umsatzsteuerrecht ist sehr formal und erfordert unter anderem, daß die Rechnung auf den Unternehmer ausgestellt ist, der den Vorsteuerabzug durchführt. Hier ist das nicht gegeben: Die Rechnung lautet auf Sie als Privatperson, wurde aber in der Buchhaltung der Ltd. bearbeitet, wo auch der Vorsteuerabzug vorgenommen worden ist (irrelevant ist die Adressengleichheit; in der Rechnung muß die Ltd. als Leistungsempfänger genannt sein). Der Ltd. liegt also keine auf sie selbst ausgestellte Rechnung vor, was bei einer Betriebsprüfung zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen wird. Die Ltd. muß in diesem Fall die gesamte, unberechtigt in Abzug gebrachte Vorsteuer zuzüglich einer 6%igen Verzinsung p. a. zurückzahlen.
Eine Heilung dieser Probleme ist nur dann möglich, wenn Sie von Ihren Lieferanten eine neue Rechnung anfordern, die den wirklichen Leistungsempfänger (nämlich die Ltd.) ausweist. Ob Ihre Lieferanten Ihnen allerdings eine solche Rechnung ausstellen werden, müssen Sie mit Ihnen persönlich aushandeln. Einen Rechtsanspruch darauf haben Sie nicht, da Sie ja ausdrücklich als Privatperson aufgetreten sind, um einen Vorteil zu erlangen. Sie sind hier auf das Wohlverhalten Ihrer Lieferanten angewiesen.
Aus steuerlicher Sicht kann ich Ihnen nur raten, die Praxis der Bestellung als Privatperson (die Sie im übrigen auch nicht sind, da Sie ja nicht für sich, sondern für die GmbH bestellen; insofern steht Ihnen das Widerrufsrecht ohnehin nicht zu) zu beenden, um eine formal korrekte Rechnung zu erhalten, die Ihnen den Vorsteuerabzug ermöglicht.
Ich hoffe, Ihnen mit meinen Ausführungen weitergeholfen zu haben.
Mit freundlichen Grüßen
Oliver Burchardt
Wirtschaftsprüfer
Steuerberater
