Frag einen Steuerberater zum Thema Sonstige Frage an Steuerberater

GmbH - Tankquittungen

September 2, 2021 | 25,00 EUR | beantwortet von Steuerberater Knut Christiansen

Hallo zusammen,

unsere Mitarbeiter bekommen fast täglich Bargeld für Tankungen der Baustellenfahrzeuge ausgezahlt. Wir geben zb. 100€ raus, bekommen dann nachträglich die Tankquittung. Das Problem ist nur das nicht immer für genau 100€ getankt wird. Ich muss aber sobald ich etwas aus der Barkasse rausgebe, dies in die Steuersoftware (in unserem Fall Lexoffice) buchen. Restgeld wieder zurück buchen wird kompliziert da wir manchmal mehrmals am Tag an mehrere Mitarbeiter Geld auszahlen und die dann auch mal erst paar Tage später mit der Quittung reinkommen.

Außerdem muss ich dann immer ein Kassenausgabebeleg an den jeweiligen Mitarbeiter ausstellen.

Derzeit regeln wir das so, dass wir erst den Eintrag in die Barkasse machen wenn die Tankquittung reinkommt. Das heißt ich gebe 100€ raus, bekomme eine Tankquittung in Höhe von 90€ die ich dann in die Kasse mit dem jeweiligen Datum auf der Quittung buche. Die übrigen 10€ bekomme ich zurück und lege diese einfach wieder in die Barkasse. Das ist so aber denke ich falsch.

Habt Ihr da eine Lösung die einfacher ist? und die auch Buchhalterisch und Steuertechnisch in Ordnung ist?

Kann ich zb.

am 01.08.2021
1000€ aus der Kasse nehmen
einen Eintrag machen "Auszahlung an Einsatzleiter X - Tanken Betriebsfahrzeuge"
Dann am Monatsende die Tankquittungen ausrechnen und als Benzinkosten einzeln Buchen.
und das Restgeld wieder in die Kasse buchen "Restgeld Tanken Betriebsfahrzeuge vom 01.08.2021"?

Info: Wir arbeiten mit Lexoffice,

Steuerberater Knut Christiansen

Guten Tag und vielen Dank für die Nutzung von frag-einen.com!

Zu Ihrer Frage möchte ich Ihnen gerne folgende Rückmeldung geben.

Grundsätzlich muss die Kasse so geführt werden, dass der vorhandene Kassenbestand mit dem rechnerischen Kassenbestand übereinstimmen muss. Sie müssten also die Herausgabe der 100 EUR als Ausgabe erfassen und am besten zunächst in eine Nebenkasse (z.B. Konto 1610 im SKR04) oder auf Geldtransit buchen. In dem Moment, wo Ihnen der Mitarbeiter dann die Tankquittung vorlegt, buchen Sie an diesem Tag den Betrag dann gegen 1610 oder 1460 (Geldtransit) und den zurück erhaltenen Betrag dann wieder als Eingang in die Kasse.

Buchungsvorschläge bei Verwendung Nebenkasse:
Auszahlung: 100 EUR per 1610 an 1600

Vorlage Tankquittung: 90 Euro per 906530 an 1610
Rückzahlung an Kasse: 1600 an 1610

Buchungsvorschläge über Geldtransit:

100 EUR per 1370 an 1600
90 EUR per 906530 an 1370
10 Euro per 1600 an 1370

Ich hoffe Ihre Frage damit beantwortet zu haben, sonst stellen Sie gerne kostenfreie Rückfragen ein.

Ich möchte Sie darauf hinweisen, dass dieses Forum eine ausführliche und persönliche steuerliche Beratung nicht ersetzen kann, sondern vor allem dafür gedacht ist, eine erste steuerliche Einschätzung zu ermöglichen. Durch Hinzufügen oder Weglassen relevanter Informationen könnte die rechtliche Beurteilung Ihres Anliegens anders ausfallen.

Mit freundlichen Grüßen

Knut Christiansen
Steuerberater