Steuerlicher Umgang mit einem Fremdgeldkonto
Februar 26, 2012 | 40,00 EUR | beantwortet von StB Manuela Ponikwar
Als Dienstleister (Einzelunternehmer, kein Notar o.ä.) nehme ich Honorare für meine Kunden (Seminarleiter) auf einem getrennten Bankkonto (unter meinem Namen) entgegen und gebe dies nach Abrechnung der Seminare an die Kunden weiter und überweise mir parallel mein Honorar. Bei der Abrechnung gebe ich an „Gesamteinnahmen, mein Honorar, Kundenauszahlung“. Ich behandle das Geld wie deren Geld und verfüge nicht eigenmächtig darüber – sie beauftragen mich in jedem Einzelfall mit der Auszahlung.
Die Rechnungen an die Teilnehmer laufen „im Namen und auf Rechnung von (Seminarleiter, Steuernummer)“. Über mein Honorar erhalten die Seminarleiter eine Rechnung.
Dieses Konstrukt benutzen wir u.a. darum, weil ich USt-pflichtig bin und die Kunden überwiegend nicht. Wenn ich die Gelder einnehmen würde, wäre USt fällig, so meist nicht.
1. Ist das allgemein gesprochen steuerlich korrekt?
2. Was muss beachtet und ggf. nachgebessert werden, um steuerlich sauber zu sein?
3. Falls die Konstruktion gänzlich unhaltbar ist – wie macht man es besser? (Stichwort)
4. Sind besondere Belege (Rechnung o.ä.) für die Auszahlung der Einnahmen an die Kunden notwendig, oder genügt meine Abrechnung?
5. Welche Unterlagen brauchen meine Kunden von mir für ihre Steuererklärung? (Teilnehmerrechnungen? Seminarabrechnung? …?)
Vielen Dank für Ihre fachliche Einschätzung!
Sehr geehrter Ratsuchender,
herzlichen Dank für Ihre Anfrage, die soeben wieder freigegeben wurde.
Gern möchte ich diese unter Berücksichtigung des gebotenen Honorars im Rahmen einer Erstberatung wie folgt beantworten:
Bei den vereinnahmten Geldern, die Sie von den Seminarteilnehmer im Namen und auf Rechnung der Seminarleiter einnehmen, handelt es sich um sog. durchlaufende Posten, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:
1) Bestenfalls ist den Kursteilnehmern bereits von Anfang an klar, dass sie ein Vertragsverhältnis mit dem Seminarleiter und nicht mit Ihnen eingehen. Sie haben selber keine Vertragsverhältnis mit dem Seminarteilnehmern und erbringen diesen gegenüber keine Leistung.
Bei den Rechnungen an die Teilnehmer führen Sie neben Name und Steuernummer auch die Adresse des Seminarleiters auf.
2) Bei der Abrechnung an den Seminarleiter sollte eine Aufstellung der Seminareteilnehmer einschl. der vom Teilnehmer geleisteten Seminargebühr enthalten sein (bestenfalls mit angehängter Kopie der Rechnungen an die Seminarteilnehmer).
3) Sie sind gegenüber dem Seminarleiter nicht zu einer Zahlung verpflichtet, soweit Seminarteilnehmer canceln oder sich nicht ausreichend Teilnehmer anmelden.
4)Um Rückfragen bei einer Umsatzsteuernachschau oder Betriesbsprüfung zu vermeiden, sollte das Konto ausschließlich für die "Fremdgelder" verwendet werden. Dieser Zahlungsweg sollte mit den Seminarleitern vertraglich fixiert sein, ebenso die Kondition über die Umbuchung. Eine "Umbuchung" Ihres Honorars auf Ihr eigentliches Geschäftskonto sollten Sie erst nach Ablauf einer Widerspruchsfrist oder Anweisung des Seminarleiters vornehmen.
Soweit Sie diese Regeln befolgen, sollte es mit dem Finanzamt kein Problem bei der Anerkennung der Gelder als umsatzsteuerliche durchlaufende Posten geben. Diese sind damit nicht Teil Ihres umsatzsteuerlichen Entgelts.
Ihre Handhabe bisher ist grundsätzlich also in Ordnung. Zum Jahresende könnten sich ggf. Abgrenzungsthemen ergeben, wenn Sie vielleicht Gelder noch nicht an den Seminarleiter bzw. sich selber überwiesen habe. Ich empfehle deshalb, dass Sie das Konto der Einfachheit halber vor dem Jahresende wenn möglich auf Null stellen.
Ihre Kunden brauchen einen Nachweis über das Seminar, Teilnehmerliste, Kopie Ihrer Abrechnung und bestenfalls der einzelnen Rechnungen.
Meine ganz persönliche Empfehlung wäre jeder Veranstaltung auch eine Referenznummer zu geben (z.B. Kalenderjahr, Kundenummer des Seminarleiters und Nr. der Veranstaltung mit diesem Seminarleiter: 12.367.1), die sowohl auf den Teilnehmerrechnungen als auch der Kundenabrechnung enthalten ist. So kann das Finanzamt auch eine gewissen Reihenfolge und Vollständigkeit der abgerechneten Veranstaltungen erkennen, da Sie die Rechnungsnummern vermutlich in einem zusammenhängenden Nummernkreis führen.
Ich hoffe ich konnte Ihnen damit weiterhelfen.
Mit freundlichen Grüßen
Manuela Ponikwar
Steuerberaterin
http://www.ponikwar.de
