GmbH - Tankquittungen

Hallo zusammen,

unsere Mitarbeiter bekommen fast täglich Bargeld für Tankungen der Baustellenfahrzeuge ausgezahlt. Wir geben zb. 100€ raus, bekommen dann nachträglich die Tankquittung. Das Problem ist nur das nicht immer für genau 100€ getankt wird. Ich muss aber sobald ich etwas aus der Barkasse rausgebe, dies in die Steuersoftware (in unserem Fall Lexoffice) buchen. Restgeld wieder zurück buchen wird kompliziert da wir manchmal mehrmals am Tag an mehrere Mitarbeiter Geld auszahlen und die dann auch mal erst paar Tage später mit der Quittung reinkommen.

Außerdem muss ich dann immer ein Kassenausgabebeleg an den jeweiligen Mitarbeiter ausstellen.

Derzeit regeln wir das so, dass wir erst den Eintrag in die Barkasse machen wenn die Tankquittung reinkommt. Das heißt ich gebe 100€ raus, bekomme eine Tankquittung in Höhe von 90€ die ich dann in die Kasse mit dem jeweiligen Datum auf der Quittung buche. Die übrigen 10€ bekomme ich zurück und lege diese einfach wieder in die Barkasse. Das ist so aber denke ich falsch.

Habt Ihr da eine Lösung die einfacher ist? und die auch Buchhalterisch und Steuertechnisch in Ordnung ist?

Kann ich zb.

am 01.08.2021
1000€ aus der Kasse nehmen
einen Eintrag machen "Auszahlung an Einsatzleiter X - Tanken Betriebsfahrzeuge"
Dann am Monatsende die Tankquittungen ausrechnen und als Benzinkosten einzeln Buchen.
und das Restgeld wieder in die Kasse buchen "Restgeld Tanken Betriebsfahrzeuge vom 01.08.2021"?

Info: Wir arbeiten mit Lexoffice,