Welche Unterlagen müssen Vereine führen und wie lange müssen diese aufbewahrt werden?
Januar 19, 2023 | 50,00 EUR | beantwortet von Otto Krebs
Sehr geehrter Rechtsanwalt,
ich wende mich an Sie, da ich als Vorstandsmitglied eines Vereins mit dem Thema der Aufbewahrung von Unterlagen konfrontiert bin und unsicher bin, welche Dokumente wir führen müssen und wie lange diese aufbewahrt werden müssen.
In unserer Vereinsarbeit sammeln wir eine Vielzahl von Unterlagen, wie z.B. Protokolle von Vorstands- und Mitgliederversammlungen, Finanzunterlagen, Mitgliederlisten, Verträge mit Partnern und Sponsoren, sowie weitere wichtige Dokumente. Bisher haben wir diese Unterlagen in Papierform und digital gespeichert, jedoch fehlt es uns an einer klaren Struktur und Regelung, wie lange wir diese aufbewahren müssen.
Ich mache mir Sorgen, dass wir möglicherweise rechtliche Vorschriften zur Aufbewahrungspflicht von Vereinsunterlagen nicht einhalten und dadurch möglicherweise Konsequenzen oder rechtliche Probleme auf uns zukommen könnten. Daher bitte ich Sie um Rat und Unterstützung, welche Unterlagen ein Verein führen muss und wie lange diese aufbewahrt werden müssen, um rechtlich abgesichert zu sein.
Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es in Bezug auf die Aufbewahrung von Vereinsunterlagen? Müssen bestimmte Dokumente länger aufbewahrt werden als andere? Gibt es Unterschiede zwischen Papier- und elektronischen Dokumenten? Welche Maßnahmen können wir ergreifen, um sicherzustellen, dass wir die Aufbewahrungspflichten ordnungsgemäß erfüllen?
Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe und Beratung.
Mit freundlichen Grüßen,
Tobias Kronberger
Sehr geehrter Herr Kronberger,
vielen Dank für Ihre Anfrage zum Thema Aufbewahrung von Vereinsunterlagen. Es ist verständlich, dass Sie sich als Vorstandsmitglied Gedanken darüber machen, ob Ihr Verein die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrungspflicht von Unterlagen einhält. Eine ordnungsgemäße Dokumentation und Aufbewahrung von Vereinsunterlagen ist nicht nur wichtig für die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Vereinsarbeit, sondern auch für die rechtliche Absicherung des Vereins.
Grundsätzlich gibt es gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Vereinsunterlagen, die im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) sowie im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt sind. Gemäß § 257 HGB und § 147 AO sind Vereine dazu verpflichtet, bestimmte Unterlagen für eine bestimmte Zeit aufzubewahren. Dazu gehören unter anderem Protokolle von Vorstands- und Mitgliederversammlungen, Finanzunterlagen, Mitgliederlisten, Verträge mit Partnern und Sponsoren, sowie weitere wichtige Dokumente.
Die Aufbewahrungsfristen können je nach Art der Unterlagen variieren. Zum Beispiel müssen Protokolle von Vorstands- und Mitgliederversammlungen in der Regel mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, während andere Unterlagen wie z.B. Verträge mit einer kürzeren Frist von 6 Jahren aufbewahrt werden müssen. Es ist wichtig, dass Sie sich über die spezifischen Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Unterlagen informieren, um sicherzustellen, dass Sie alle gesetzlichen Vorgaben einhalten.
In Bezug auf die Unterschiede zwischen Papier- und elektronischen Dokumenten gilt grundsätzlich, dass elektronische Dokumente genauso rechtlich gültig sind wie Papierdokumente, solange sie den gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Dokumenten entsprechen. Es ist daher wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Ihre elektronischen Dokumente ordnungsgemäß gesichert und archiviert sind, um im Falle einer Prüfung oder rechtlichen Auseinandersetzung darauf zurückgreifen zu können.
Um sicherzustellen, dass Sie die Aufbewahrungspflichten ordnungsgemäß erfüllen, empfehle ich Ihnen, eine klare Struktur und Organisation für die Aufbewahrung von Vereinsunterlagen zu schaffen. Legen Sie fest, welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen, erstellen Sie eine Liste der Aufbewahrungsfristen und sorgen Sie dafür, dass alle Vorstandsmitglieder über die rechtlichen Vorgaben informiert sind. Zudem können Sie eine geeignete Archivierungsmethode für Ihre Unterlagen implementieren, um sicherzustellen, dass diese sicher und ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
Sollten Sie weitere Fragen zur Aufbewahrung von Vereinsunterlagen haben oder Unterstützung bei der Erstellung einer geeigneten Aufbewahrungsstruktur benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Otto Krebs
Rechtsanwalt für Vereinsrecht
