Quels documents les associations doivent-elles tenir et pendant combien de temps doivent-elles les conserver ?
Janvier 19, 2023 | 50,00 EUR | répondu par Otto Krebs
Cher avocat,
Je m'adresse à vous en tant que membre du conseil d'administration d'une association confrontée à la question de la conservation des documents et incertaine sur les documents que nous devons conserver et pendant combien de temps.
Dans notre travail associatif, nous collectons une variété de documents tels que des procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et des assemblées générales, des documents financiers, des listes de membres, des contrats avec des partenaires et des sponsors, ainsi que d'autres documents importants. Jusqu'à présent, nous avons conservé ces documents sous forme papier et numérique, mais nous manquons d'une structure claire et de règles sur la durée pendant laquelle nous devons les conserver.
Je crains que nous ne respectons peut-être pas les obligations légales en matière de conservation des documents associatifs et que nous pourrions donc être confrontés à des conséquences ou des problèmes juridiques. C'est pourquoi je vous demande conseil et soutien sur les documents qu'une association doit conserver et pendant combien de temps, afin d'être juridiquement protégés.
Quelles sont les réglementations légales en matière de conservation des documents associatifs ? Doit-on conserver certains documents plus longtemps que d'autres ? Y a-t-il des différences entre les documents papier et électroniques ? Quelles mesures pouvons-nous prendre pour nous assurer que nous respectons correctement nos obligations de conservation ?
Je vous remercie d'avance pour votre aide et vos conseils.
Cordialement,
Tobias Kronberger
Cher Monsieur Kronberger,
Merci pour votre demande concernant la conservation des documents de l'association. Il est compréhensible que, en tant que membre du conseil d'administration, vous vous posiez des questions sur le respect par votre association des obligations légales de conservation des documents. Une documentation et une conservation appropriées des documents de l'association sont non seulement importantes pour la transparence et la traçabilité du travail de l'association, mais aussi pour la protection légale de l'association.
En principe, il existe des exigences légales de conservation des documents de l'association, régies par le Code civil (BGB) et le Code de commerce (HGB). Conformément à l'article 257 du HGB et à l'article 147 de l'AO, les associations sont tenues de conserver certains documents pendant une certaine période. Cela inclut notamment les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et des membres, les documents financiers, les listes de membres, les contrats avec les partenaires et les sponsors, ainsi que d'autres documents importants.
Les délais de conservation peuvent varier en fonction du type de documents. Par exemple, les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et des membres doivent généralement être conservés pendant au moins 10 ans, tandis que d'autres documents, tels que les contrats, doivent être conservés pendant une période plus courte, par exemple 6 ans. Il est important que vous vous renseigniez sur les délais de conservation spécifiques pour les différents documents afin de vous assurer que vous respectez toutes les exigences légales.
En ce qui concerne les différences entre les documents papier et électroniques, il est généralement admis que les documents électroniques ont la même validité légale que les documents papier, tant qu'ils sont conformes aux exigences légales en matière de conservation et d'archivage des documents électroniques. Il est donc important de vous assurer que vos documents électroniques sont correctement sécurisés et archivés, afin de pouvoir y accéder en cas de contrôle ou de litige.
Pour vous assurer que vous remplissez correctement vos obligations de conservation, je vous recommande de mettre en place une structure et une organisation claires pour la conservation des documents de l'association. Déterminez quels documents doivent être conservés, établissez une liste des délais de conservation et assurez-vous que tous les membres du conseil d'administration sont informés des exigences légales. De plus, vous pouvez mettre en place une méthode d'archivage appropriée pour vos documents afin de vous assurer qu'ils sont conservés en toute sécurité et correctement.
Si vous avez d'autres questions sur la conservation des documents de l'association ou si vous avez besoin d'aide pour mettre en place une structure de conservation appropriée, je me tiens à votre disposition.
Cordialement,
Otto Krebs
Avocat spécialisé en droit des associations
