Hangi belgeler dernekler tarafından tutulmalı ve bunlar ne kadar süreyle saklanmalıdır?
Ocak 19, 2023 | 50,00 EUR | cevaplandı Otto Krebs
Sayın Avukat,
Dernek yönetim kurulu üyesi olarak, belgelerin saklanması konusunda karşılaştığımız bir konuyla ilgili olarak size başvuruyorum ve hangi belgeleri tutmamız gerektiği ve bunları ne kadar süreyle saklamamız gerektiği konusunda emin değilim.
Dernek çalışmalarımızda, yönetim ve üye toplantılarının tutanakları, mali belgeler, üye listeleri, ortaklar ve sponsorlarla yapılan sözleşmeler gibi önemli belgeleri içeren birçok belge topluyoruz. Şimdiye kadar bu belgeleri kağıt ve dijital olarak sakladık, ancak bunları ne kadar süreyle saklamamız gerektiği konusunda net bir yapı ve düzenleme eksikliğimiz var.
Dernek belgelerinin saklanma zorunluluğuna ilişkin yasal düzenlemeleri ihlal edebileceğimizi ve bu nedenle olası sonuçlar veya hukuki sorunlarla karşılaşabileceğimizi endişe ediyorum. Bu nedenle bir derneğin hangi belgeleri yönetmesi gerektiği ve bunları ne kadar süreyle saklaması gerektiği konusunda hukuki olarak güvende olmak için size danışma ve destek istiyorum.
Dernek belgelerinin saklanmasıyla ilgili yasal gereklilikler nelerdir? Bazı belgeler diğerlerinden daha uzun süre saklanmalı mıdır? Kağıt ve elektronik belgeler arasında fark var mıdır? Saklama yükümlülüklerini doğru şekilde yerine getirdiğimizi nasıl sağlayabiliriz?
Yardım ve danışmanlığınız için şimdiden teşekkür ederim.
Saygılarımla,
Tobias Kronberger
Sayın Kronberger,
Dernek belgelerinin saklanması konusundaki talebiniz için teşekkür ederim. Yönetim kurulu üyesi olarak, Derneğinizin belgelerin saklanma zorunluluğuna ilişkin yasal kurallara uyup uymadığı konusunda endişelerinizin olması anlaşılabilir. Dernek belgelerinin düzenli bir şekilde belgelenmesi ve saklanması, Dernek çalışmalarının şeffaflığı ve izlenebilirliği açısından önemli olmanın yanı sıra Derneğin hukuki korunması açısından da önemlidir.
Genel olarak, Dernek belgelerinin saklanmasına ilişkin yasal gereksinimler, Medeni Kanun (BGB) ve Ticaret Kanunu (HGB) tarafından düzenlenmektedir. HGB'nin 257. maddesi ve AO'nun 147. maddesine göre, Dernekler belirli belgeleri belirli bir süre saklamakla yükümlüdürler. Bu belgeler arasında yönetim kurulu ve üye toplantılarının tutanakları, finans belgeleri, üye listeleri, ortaklar ve sponsorlarla yapılan sözleşmeler ve diğer önemli belgeler bulunmaktadır.
Saklama süreleri, belgelerin türüne göre değişebilir. Örneğin, yönetim kurulu ve üye toplantılarının tutanakları genellikle en az 10 yıl saklanmalıdır, diğer belgeler ise kısa süreli 6 yıl gibi sürelerle saklanmalıdır. Tüm yasal gereksinimleri karşıladığınızdan emin olmak için farklı belgeler için belirli saklama sürelerini öğrenmeniz önemlidir.
Kağıt ve elektronik belgeler arasındaki farklara gelince, temelde elektronik belgelerin, elektronik belgelerin saklanması ve arşivlenmesine ilişkin yasal gerekliliklere uydukları sürece kağıt belgelerle aynı şekilde yasal olarak geçerli olduğu geçerlidir. Bu nedenle elektronik belgelerinizin düzgün bir şekilde güvenli ve arşivlenmiş olduğundan emin olmanız önemlidir, böylece bir denetim veya hukuki anlaşmazlık durumunda onlara başvurabilirsiniz.
Saklama yükümlülüklerini düzgün bir şekilde yerine getirdiğinizden emin olmak için, Dernek belgelerinin saklanması için net bir yapı ve organizasyon oluşturmanızı öneririm. Hangi belgelerin saklanması gerektiğini belirleyin, saklama sürelerini listeleyin ve tüm yönetim kurulu üyelerinin yasal gereksinimler hakkında bilgilendirildiğinden emin olun. Ayrıca, belgeleriniz için uygun bir arşivleme yöntemi uygulayarak, bunların güvenli ve düzgün bir şekilde saklandığından emin olabilirsiniz.
Dernek belgelerinin saklanması konusunda daha fazla sorunuz varsa veya uygun bir saklama yapısı oluşturmada destek ihtiyacınız varsa, memnuniyetle yardımcı olurum.
Saygılarımla,
Otto Krebs
Dernekler Hukuku Avukatı
