Какие документы должны вести организации и сколько времени их нужно хранить?
Январь 19, 2023 | 50,00 EUR | отвечено Otto Krebs
Уважаемый адвокат,
Я обращаюсь к вам, так как я являюсь членом правления ассоциации и столкнулся с вопросом хранения документов, и я не уверен, какие документы нам нужно вести и как долго их хранить.
В рамках нашей деятельности ассоциации мы собираем множество документов, таких как протоколы собраний правления и членов ассоциации, финансовые документы, списки членов, договоры с партнерами и спонсорами, а также другие важные документы. До сих пор мы хранили эти документы в печатной и цифровой форме, однако у нас нет четкой структуры и правил, сколько времени нам их хранить.
Я беспокоюсь, что мы возможно не соблюдаем законные требования по обязательству хранения документов ассоциации и это может привести к последствиям или юридическим проблемам. Поэтому я прошу вас о совете и поддержке, какие документы должна вести ассоциация и сколько времени их нужно хранить, чтобы быть юридически защищенным.
Какие законные нормы существуют в отношении хранения документов ассоциации? Должны ли определенные документы храниться дольше, чем другие? Есть ли разница между бумажными и электронными документами? Какие меры мы можем предпринять, чтобы обеспечить правильное выполнение обязанностей по хранению?
Заранее благодарю вас за вашу помощь и консультацию.
С уважением,
Тобиас Кронбергер
Уважаемый господин Кронбергер,
Благодарим вас за ваш запрос по вопросу хранения документов об ассоциации. Понятно, что вы, как член правления, задумываетесь о том, соблюдает ли ваша ассоциация законные требования по обязательному хранению документов. Правильная документация и хранение документов ассоциации важны не только для прозрачности и понятности работы ассоциации, но и для юридического обеспечения ассоциации.
В общем существуют законные требования по хранению документов ассоциации, которые регулируются Гражданским кодексом (BGB) и Торговым кодексом (HGB). Согласно § 257 HGB и § 147 AO, ассоциации обязаны хранить определенные документы в течение определенного времени. К ним относятся, в частности, протоколы собраний правления и членов, финансовые документы, списки членов, контракты с партнерами и спонсорами, а также другие важные документы.
Сроки хранения могут варьироваться в зависимости от вида документов. Например, протоколы собраний правления и членов обычно должны храниться не менее 10 лет, в то время как другие документы, такие как контракты, должны храниться в течение 6 лет. Важно ознакомиться с конкретными сроками хранения различных документов, чтобы убедиться в соблюдении всех законных требований.
Что касается различий между бумажными и электронными документами, в принципе электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы, при условии, что они соответствуют законным требованиям к хранению и архивации электронных документов. Поэтому важно обеспечить правильное хранение и архивацию ваших электронных документов, чтобы иметь возможность обратиться к ним в случае проверки или юридического спора.
Для обеспечения правильного выполнения обязанностей по хранению рекомендую создать четкую структуру и организацию для хранения документов ассоциации. Определите, какие документы должны храниться, составьте список сроков хранения и убедитесь, что все члены правления осведомлены о юридических требованиях. Кроме того, вы можете внедрить подходящий метод архивации для ваших документов, чтобы гарантировать их безопасное и правильное хранение.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по хранению документов ассоциации или вам нужна помощь в создании подходящей структуры хранения, я с удовольствием помогу.
С уважением,
Отто Кребс
Адвокат по делам ассоциаций
