Was muss ich bei der Nutzung von Social Media im Unternehmen in Bezug auf den Datenschutz beachten?
August 11, 2022 | 60,00 EUR | beantwortet von Andrea Schlattmann
Sehr geehrter Rechtsanwalt für Datenschutzrecht,
ich bin die Geschäftsführerin eines kleinen Unternehmens und wir nutzen Social Media Plattformen wie Facebook, Instagram und LinkedIn, um unser Unternehmen zu präsentieren und mit unseren Kunden zu interagieren. In letzter Zeit habe ich jedoch Bedenken bezüglich des Datenschutzes in Bezug auf unsere Social Media Aktivitäten.
Der Ist-Zustand ist, dass wir regelmäßig Beiträge auf unseren Unternehmensprofilen veröffentlichen, in denen wir Fotos und Videos von Mitarbeitern, Kunden und Veranstaltungen teilen. Zudem haben wir ein Kontaktformular auf unserer Website integriert, über das Kunden Anfragen stellen können und wir personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sammeln.
Ich mache mir Sorgen, dass wir möglicherweise gegen Datenschutzgesetze verstoßen könnten, indem wir unerlaubt personenbezogene Daten veröffentlichen oder nicht ausreichend sicher aufbewahren. Auch bin ich unsicher, ob wir eine Datenschutzerklärung auf unseren Social Media Profilen bereitstellen müssen und wie wir sicherstellen können, dass wir die Privatsphäre unserer Kunden respektieren.
Können Sie mir bitte erklären, welche rechtlichen Anforderungen wir bei der Nutzung von Social Media im Unternehmen in Bezug auf den Datenschutz beachten müssen? Gibt es bestimmte Maßnahmen, die wir ergreifen sollten, um sicherzustellen, dass wir datenschutzkonform handeln? Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung.
Mit freundlichen Grüßen,
Mia Rademacher
Sehr geehrte Frau Rademacher,
vielen Dank für Ihre Anfrage bezüglich des Datenschutzes in Bezug auf Ihre Social Media Aktivitäten als Geschäftsführerin eines kleinen Unternehmens. Es ist sehr gut, dass Sie sich Gedanken über den Datenschutz machen und sicherstellen wollen, dass Sie die geltenden Gesetze einhalten.
Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Social Media Plattformen den Datenschutzgesetzen unterliegt, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Europa. Als Unternehmen müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Rechte und Privatsphäre Ihrer Kunden und Mitarbeiter respektieren und deren Daten entsprechend schützen.
In Bezug auf die Veröffentlichung von Fotos und Videos auf Ihren Social Media Profilen ist es wichtig, dass Sie sicherstellen, dass Sie die Einwilligung der abgebildeten Personen haben, bevor Sie deren Bilder veröffentlichen. Dies gilt insbesondere für Mitarbeiter, Kunden oder Teilnehmer von Veranstaltungen. Die Einwilligung sollte schriftlich eingeholt werden und die Personen sollten darüber informiert werden, wie und wo ihre Bilder verwendet werden.
Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass Sie die personenbezogenen Daten, die Sie über das Kontaktformular auf Ihrer Website sammeln, sicher aufbewahren und nur für den angegebenen Zweck verwenden. Es ist wichtig, eine Datenschutzerklärung auf Ihrer Website bereitzustellen, in der Sie erklären, welche Daten Sie sammeln, zu welchem Zweck Sie sie verwenden und wie die Daten geschützt werden.
Um sicherzustellen, dass Sie datenschutzkonform handeln, empfehle ich Ihnen, ein Datenschutzkonzept zu erstellen, in dem Sie festhalten, wie Sie mit personenbezogenen Daten umgehen, welche Sicherheitsmaßnahmen Sie ergreifen und wie Sie die Einhaltung der Datenschutzgesetze sicherstellen. Schulen Sie auch Ihre Mitarbeiter regelmäßig zum Thema Datenschutz und sensibilisieren Sie diese für den Umgang mit personenbezogenen Daten.
Zusätzlich können Sie einen Datenschutzbeauftragten ernennen, der für die Überwachung der Datenschutzmaßnahmen in Ihrem Unternehmen verantwortlich ist. Dies ist zwar nicht in allen Fällen gesetzlich vorgeschrieben, aber kann dazu beitragen, dass Sie den Datenschutz in Ihrem Unternehmen effektiv umsetzen.
Ich hoffe, dass diese Informationen Ihnen weiterhelfen und Ihnen einen Überblick darüber geben, welche rechtlichen Anforderungen Sie bei der Nutzung von Social Media im Unternehmen beachten müssen. Wenn Sie weitere Fragen haben oder eine ausführlichere Beratung wünschen, stehe ich Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Andrea Schlattmann
Rechtsanwältin für Datenschutzrecht
