projektbezogene Buchung von echten Zuschüssen und in Zusammenhang stehenden Ausgaben

Guten Tag!

Wir haben Fragen zur Buchung von echten Zuschüssen (SKR49 und SKR42).

Es handelt sich um Erasmus+-Zuschüsse für Bildungsprojekte. Es liegt eine verbindliche Auskunft des FA vor, dass es sich tatsächlich um "echte", nicht steuerbare Zuschüsse handelt. Als gGmbH sind wir bilanzierungspflichtig.

Mit der Projektbewilligung entsteht der Anspruch auf den Zuschuss.
In der Regel wird der Gesamtzuschuss in mehreren Raten überwiesen. Dabei wird die erste Rate oft erst Monate nach der Projektbewilligung überwiesen und die letzte erst Monate nach Projektabschluss. Wir müssen also in Vorleistung gehen (z.B. Löhne).

Darüberhinaus wird die Gesamtzuschusshöhe an den tatsächlichen Projektverlauf angepasst und ändert sich zum Projektabschluss hin oft.

Wie können wir das korrekt in der Buchhaltung abbilden (SKR49 und SKR42)?

Vorüberlegung 1:

In SKR49 würden wir den Erhalt der Zuschüsse als
Bank an 2310 "Erhaltene nicht steuerbare Zuschüsse | Projekt 1" buchen.

Damit ist aber nicht erfasst, wann der Anspruch auf den Zuschuss entstand oder ob noch Zuschussanteile ausstehen.
Es ist auch nicht abgebildet, welche Ausgaben (Löhne, Software etc.) von den Zuschüssen finanziert werden.

Vorüberlegung 2:

In SKR49 haben wir die Projekte über Kostenstellen erfasst. Der Fördermittelgeber verlangt, dass aus der Buchhaltung hervorgeht, dass beispielsweise Reisekostenerstattungen auch dem Projekt x zuzuordnen sind.

In SKR42 wird die Kostenstelle für die Sphären verwendet. Da unsere Projekteinnahmen /-ausgaben alle im Ideellen Bereich anzusiedeln sind und unsere Buchhaltungssoftware nur eine Kostenstelle pro Buchung zulässt, können wir nicht mehr abbilden, welche Einnahmen / Ausgaben mit welchem Projekt zusammenhängen.

Fragen:

(1) Wäre es möglich und sinnvoll, alle in Zusammenhang mit Projekt 1 stehenden Buchungen über ein Statistikkonto zu buchen? Das Ziel wäre natürlich, dass ein solches Statistikkonto alle Zuschusseingänge und Projektausgaben listen könnte (insb. auch in SKR42) und wir damit unabhängig von einer Darstellung über Kostenstellen wären.

(2) Wären noch ausstehende Zuschüsse als Forderungen zu verbuchen (z.B. 0700 Sonstige Vermögensgegenstände)?

(3) Wie würde man bei Projektende die Korrektur (Minderung oder Erhöhung der Gesamtfördersumme) buchen?


Bitte listen Sie uns kleinschrittig den empfohlenen Buchungsablauf auf (Konto an Konto, jeweils für SKR 49 und SKR 42):
- Entstehung des Fördermittelanspruchs
- Eingang eines Fördermittelanteils
- Projektausgabe
- Korrektur des Fördermittelanspruchs bei Projektende

Im Moment würden wir die Projektausgaben beispielsweise so buchen:
- 2701 (Bürobedarf) an Kreditor
- Kreditor an Bank
Wenn unsere Überlegungen korrekt sind, müsste hier das Statistikkonto wohl noch "zwischengeschaltet" werden?


(4) Ist die vorgeschlagene Vorgehensweise, Projekte über ein Statistikkonto (o.ä.) zu erfassen, sinnvoll oder verkompliziert dies die Buchhaltung Ihrer Meinung nach unnötig? Alternativ sehen wir hier in SKR42 nur das ebenfalls aufwändige parallel Führen einer Excel-Liste. Bisher haben wir Buchungen ggf. gesplittet und so unterschiedlichen Kostenstellen (allg. Verwaltungskosten, Projekt-Verwaltungskosten) zugeordnet.

Die Alternative wäre, dass wir das Projekt im Kommentarfeld erfassen. Damit hätten wir aber keinerlei Auswertungsmöglichkeiten, die auch intern sehr wünschenswert sind.


(5) Noch eine wohl einfache Frage zu SKR42. Welche Konten in SKR42 entsprechen folgenden Konten in SKR49:
- 1140 Gezeichnetes Kapital
- 640 Ausstehende Einlagen auf das gezeichnete Kapital, eingefordert
- 1144 Ausstehende Einlagen auf das gezeichnete Kapital, nicht eingefordert

Besten Dank für die Beantwortung unserer Fragen.