Welche Dokumente muss ich für die Vorsteuerrückerstattung bei Auslandsreisen vorlegen?
September 13, 2022 | 40,00 EUR | beantwortet von Marco Schottmann
Sehr geehrte Steuerberater,
ich habe kürzlich an einer Geschäftsreise ins Ausland teilgenommen und möchte nun gerne die Vorsteuer für meine Ausgaben zurückerstattet bekommen. Leider bin ich mir unsicher, welche Dokumente ich hierfür vorlegen muss und hoffe daher auf Ihre Unterstützung.
Zur Ausgangssituation: Ich bin als Selbstständige im Bereich Marketing tätig und war für eine Woche in Spanien, um potenzielle Kunden zu akquirieren. Während meines Aufenthalts habe ich diverse Ausgaben getätigt, wie beispielsweise für Hotelübernachtungen, Verpflegung, Transportmittel und Büromaterial.
Der Ist-Zustand ist nun folgender: Ich habe sämtliche Belege und Rechnungen für meine Ausgaben aufbewahrt. Zudem habe ich die entsprechenden Formulare für die Vorsteuerrückerstattung ausgefüllt, bin mir jedoch nicht sicher, ob ich alle erforderlichen Dokumente beigefügt habe.
Meine Sorgen liegen darin, dass ich möglicherweise wichtige Unterlagen vergessen haben könnte und somit die Rückerstattung gefährdet ist. Daher möchte ich gerne von Ihnen wissen, welche Dokumente ich für die Vorsteuerrückerstattung bei Auslandsreisen unbedingt vorlegen muss, um sicherzugehen, dass mein Antrag vollständig ist und schnell bearbeitet werden kann.
Können Sie mir bitte detailliert auflisten, welche Belege und Unterlagen ich für die Vorsteuerrückerstattung benötige und welche Formalitäten ich beachten muss? Ich freue mich sehr über Ihre Unterstützung und bedanke mich im Voraus für Ihre Hilfe.
Mit freundlichen Grüßen,
Selma Otten
Sehr geehrte Frau Otten,
vielen Dank für Ihre Anfrage bezüglich der Vorsteuerrückerstattung für Ihre Ausgaben während Ihrer Geschäftsreise nach Spanien. Es ist verständlich, dass Sie sich unsicher fühlen, welche Dokumente Sie für die Rückerstattung benötigen. Ich werde Ihnen daher im Folgenden detailliert auflisten, welche Belege und Unterlagen Sie unbedingt vorlegen müssen, um Ihren Antrag auf Vorsteuerrückerstattung vollständig und korrekt einzureichen.
Grundsätzlich können Sie die Vorsteuer für Ausgaben im Ausland nur dann zurückfordern, wenn Sie als Unternehmer im Inland steuerpflichtige Umsätze tätigen. Die wichtigsten Dokumente, die Sie für die Vorsteuerrückerstattung benötigen, sind:
1. Rechnungen und Belege: Sie müssen sämtliche Originalrechnungen und Belege für Ihre Ausgaben während der Geschäftsreise aufbewahren. Dazu gehören die Hotelrechnungen, Belege für Verpflegungskosten, Transportmittel (z.B. Flugtickets, Taxiquittungen) und Büromaterial.
2. Ausgefüllte Formulare: Sie müssen die entsprechenden Formulare für die Vorsteuerrückerstattung ausfüllen. In Deutschland ist dies in der Regel das Formular USt 1 TG oder das elektronische Verfahren über das Elster-Portal.
3. Reisekostenabrechnung: Es ist wichtig, dass Sie eine detaillierte Reisekostenabrechnung erstellen, in der alle Ausgaben aufgeführt sind. Diese Abrechnung sollte die Reisezeit, den Reisezweck, die Reisekosten und die Zahlungsbelege enthalten.
4. Nachweis der Zahlung: Sie müssen nachweisen können, dass Sie die Ausgaben tatsächlich getätigt haben. Dazu sollten Sie Zahlungsbelege wie Kreditkartenabrechnungen, Kontoauszüge oder Quittungen vorlegen können.
5. Vorsteuerabzug im Ausland: Beachten Sie, dass es je nach Land unterschiedliche Regelungen für die Vorsteuerrückerstattung geben kann. Informieren Sie sich daher im Vorfeld über die spezifischen Anforderungen des Ziellandes.
Es ist wichtig, dass alle eingereichten Unterlagen vollständig und korrekt sind, um eine schnelle und reibungslose Bearbeitung Ihres Antrags auf Vorsteuerrückerstattung zu gewährleisten. Sollten Sie unsicher sein, ob alle erforderlichen Dokumente beigefügt sind, empfehle ich Ihnen, sich mit einem erfahrenen Steuerberater oder Ihrer örtlichen Finanzbehörde in Verbindung zu setzen.
Ich hoffe, dass Ihnen diese Informationen weiterhelfen und stehe Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung. Vielen Dank für Ihr Vertrauen und ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Vorsteuerrückerstattung.
Mit freundlichen Grüßen,
Marco Schottmann
