Wie kann ich die Einwilligung zur Datenverarbeitung rechtssicher einholen?
April 28, 2022 | 50,00 EUR | beantwortet von Babette Krüger
Sehr geehrter Rechtsanwalt für Datenschutzrecht,
ich heiße Quentin Jung und bin Geschäftsführer eines kleinen Unternehmens, das sich auf den Verkauf von Sportartikeln spezialisiert hat. In letzter Zeit habe ich vermehrt Anfragen von Kunden erhalten, die wissen möchten, wie ich ihre Daten verarbeite und ob sie der Verarbeitung ihrer Daten zustimmen müssen.
Bisher habe ich meist mündliche Einwilligungen der Kunden eingeholt, jedoch wurde mir nun mitgeteilt, dass diese Vorgehensweise möglicherweise nicht rechtssicher ist. Ich mache mir Sorgen, dass ich gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verstoße und somit rechtliche Konsequenzen drohen könnten.
Ich würde gerne wissen, wie ich die Einwilligung zur Datenverarbeitung rechtssicher einholen kann, um meine Kunden und mein Unternehmen vor rechtlichen Problemen zu schützen. Gibt es bestimmte Formulare oder Prozesse, die ich einhalten muss, um sicherzustellen, dass die Einwilligung der Kunden rechtskonform ist?
Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe und Unterstützung bei dieser wichtigen Angelegenheit.
Mit freundlichen Grüßen,
Quentin Jung
Sehr geehrter Herr Jung,
vielen Dank für Ihre Anfrage bezüglich der Einholung rechtssicherer Einwilligungen zur Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen. Es ist sehr verständlich, dass Sie sich Gedanken über die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und die rechtlichen Konsequenzen machen, die bei einem Verstoß drohen könnten.
Zunächst einmal ist es wichtig zu verstehen, dass die Einwilligung zur Datenverarbeitung gemäß der DSGVO bestimmten Anforderungen entsprechen muss, um als rechtskonform zu gelten. Eine mündliche Einwilligung ist grundsätzlich möglich, jedoch ist es schwieriger nachzuweisen, dass diese tatsächlich eingeholt wurde. Aus diesem Grund empfehle ich die Einholung einer schriftlichen Einwilligung, da diese nachweisbar ist und somit rechtliche Sicherheit bietet.
Um eine rechtskonforme Einwilligung zur Datenverarbeitung einzuholen, sollten Sie ein entsprechendes Einwilligungsformular erstellen. In diesem Formular sollten Sie klar und verständlich darlegen, welche Daten zu welchem Zweck erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Zudem müssen Sie angeben, wie lange die Daten gespeichert werden und welche Rechte die Kunden in Bezug auf ihre Daten haben (z.B. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung).
Des Weiteren muss die Einwilligung freiwillig sein, d.h. die Kunden müssen die Möglichkeit haben, die Einwilligung zu verweigern, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Zudem muss die Einwilligung aktiv eingeholt werden, d.h. die Kunden müssen explizit zustimmen, z.B. durch Ankreuzen eines Kästchens.
Es ist auch wichtig, dass die Einwilligung protokolliert wird, d.h. Sie sollten eine Dokumentation darüber führen, wann und wie die Einwilligung eingeholt wurde. Dies dient als Nachweis, falls es zu rechtlichen Streitigkeiten kommen sollte.
Zusätzlich empfehle ich Ihnen, regelmäßig zu überprüfen, ob die Einwilligungen noch gültig sind und gegebenenfalls erneut einzuholen, falls sich die Datenverarbeitung ändert oder die Einwilligung abläuft.
Ich hoffe, diese Informationen helfen Ihnen weiter und geben Ihnen einen Leitfaden, wie Sie rechtssicher Einwilligungen zur Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen einholen können. Bei weiteren Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Babette Krüger
Rechtsanwältin für Datenschutzrecht
