Wie lange muss ein gemeinnütziger Verein seine Unterlagen aufbewahren?
März 25, 2024 | 60,00 EUR | beantwortet von Björn Ley
Sehr geehrter Steuerberater,
ich heiße Luisa Böhm und bin Vorstandsmitglied eines gemeinnützigen Vereins. In den letzten Jahren haben wir uns intensiv mit der Frage der Aufbewahrungspflicht für Vereinsunterlagen beschäftigt. Leider sind wir uns unsicher, wie lange wir die verschiedenen Dokumente wie Satzung, Jahresabschlüsse, Spendenquittungen, Protokolle etc. aufbewahren müssen.
Unsere derzeitige Praxis sieht vor, dass wir alle Unterlagen mindestens 10 Jahre lang archivieren. Allerdings haben wir gehört, dass es hier möglicherweise Unterschiede je nach Art der Dokumente und den gesetzlichen Vorschriften geben könnte. Wir möchten sicherstellen, dass wir alle erforderlichen Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahren, um im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt oder der Aufsichtsbehörden keine Probleme zu bekommen.
Daher meine Frage: Wie lange müssen wir als gemeinnütziger Verein unsere Unterlagen aufbewahren? Gibt es Unterschiede je nach Art der Dokumente oder gelten allgemeine Fristen? Gibt es möglicherweise spezielle Regelungen für Vereine oder gemeinnützige Organisationen, die wir beachten müssen?
Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie uns hierzu Klarheit verschaffen könnten und uns gegebenenfalls auch Tipps zur ordnungsgemäßen Archivierung der Unterlagen geben könnten.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung.
Mit freundlichen Grüßen,
Luisa Böhm
Sehr geehrte Frau Böhm,
vielen Dank für Ihre Anfrage bezüglich der Aufbewahrungspflicht für Vereinsunterlagen als gemeinnütziger Verein. Es ist sehr wichtig, dass Sie sich mit diesem Thema auseinandersetzen, um mögliche Probleme im Falle einer Prüfung zu vermeiden.
Grundsätzlich gelten für gemeinnützige Vereine die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für andere Organisationen. Die gesetzliche Grundlage hierfür findet sich im Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) sowie im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Gemäß § 147 AO müssen Unterlagen wie die Satzung, Jahresabschlüsse, Spendenquittungen, Protokolle etc. grundsätzlich 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Es gibt jedoch Unterschiede je nach Art der Dokumente. So müssen beispielsweise Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte gemäß § 257 HGB für 6 Jahre aufbewahrt werden. Spendenquittungen müssen ebenfalls 10 Jahre lang aufbewahrt werden, da sie als steuerliche Belege gelten. Protokolle von Mitgliederversammlungen sollten ebenfalls aufbewahrt werden, um die Beschlüsse und Entscheidungen des Vereins nachvollziehbar zu dokumentieren.
Es ist wichtig, dass Sie als Vorstandsmitglied sicherstellen, dass alle erforderlichen Unterlagen ordnungsgemäß archiviert werden. Eine sorgfältige und geordnete Aufbewahrung der Dokumente ist entscheidend, um im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt oder andere Aufsichtsbehörden keine Schwierigkeiten zu bekommen.
Ich empfehle Ihnen, ein gut strukturiertes Archivierungssystem einzurichten, in dem alle Unterlagen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt werden. Sie können beispielsweise Ordner für jedes Jahr anlegen und die Dokumente darin chronologisch sortieren.
Zusätzlich sollten Sie regelmäßig prüfen, ob alle erforderlichen Unterlagen vollständig vorhanden sind und ob sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Bei Unsicherheiten oder Fragen zu bestimmten Dokumenten können Sie sich gerne an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt wenden, der Sie fachkundig beraten kann.
Ich hoffe, dass ich Ihnen mit diesen Informationen weiterhelfen konnte und stehe Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Björn Ley
