Veri işleme ile ilgili olarak şirket olarak hangi belgeleme yükümlülüklerim var?
Mayıs 13, 2022 | 60,00 EUR | cevaplandı Tobias Helbig
Sayın Veri Koruma Avukatı,
Ben Anna Hohenwarter ve orta ölçekli bir şirketin genel müdürüyüm. Son zamanlarda, şirketlerin veri işleme ile ilgili belgeleme yükümlülüklerine sahip olduklarını sıkça duydum. Şirketimde düzenli olarak veri işlemleri yürütüyorum, müşteri siparişleri, çalışan verileri veya tedarikçilerle ilgili olarak.
Veri işleme belgelerini belgeleme konusunda tüm yasal gereksinimleri karşılamadığımızdan endişe duyuyorum. Veri işleme ile ilgili olarak şirketler için hangi belgeleme yükümlülükleri mevcut? Dikkate alınması gereken belirli yönergeler veya gereksinimler var mı? Tüm gerekli belgeleri dikkatli bir şekilde tutmayı ve saklamayı nasıl sağlayabilirim?
Şirketimin veri koruma yasalarına uygun hareket ettiğinden ve herhangi bir yasal sonuç riski oluşturmadığından emin olmak istiyorum. Müşterilerimizin, çalışanlarımızın ve iş ortaklarımızın verileriyle şeffaf ve sorumlu bir şekilde çalıştığımızı önemsiyorum. Bu nedenle, veri işleme ile ilgili belgeleme yükümlülüklerini yerine getirmek için şirket olarak atılması gereken adımlar hakkında bana net ipuçları verebilirseniz çok memnun olurum.
Destekleriniz için şimdiden teşekkür ederim.
Saygılarımla,
Anna Hohenwarter
Sehr geehrte Frau Hohenwarter,
İşletmenizde veri işleme ile ilgili belgeleme yükümlülükleri konusundaki sorunuz için teşekkür ederim. Bu konuyla ilgileniyor olmanız ve işletmenizin gizlilik yasalarına uygun olarak hareket ettiğinden emin olmak istemeniz çok takdir edilebilir.
Gerçekten de, veri işleme çerçevesinde işletmeler için belirli belgeleme yükümlülükleri bulunmaktadır ve bunlar Veri Koruma Genel Veri Koruma Tüzüğü'nde (DSGVO) belirlenmiştir. İşletmeler, Art. 30 DSGVO uyarınca, işletmenin veri işleme faaliyetlerine ilişkin tüm ilgili bilgileri içeren bir işlem kayıtları dizini tutmalıdır. Bu, sorumlu kişi hakkında bilgiler içermekle birlikte, veri işleme amacı, işlenen veri kategorileri, verilerin alıcıları ve saklama süresi gibi bilgileri içerir.
Ayrıca, işletmelerin kişisel verileri korumak için gereken tüm süreçleri, düzenlemeleri ve önlemleri içeren bir gizlilik dokümantasyonuna sahip olmaları gerekmektedir. Bu, örneğin, gizlilik politikalarını, veri işleme sözleşmelerini, gizlilik etki değerlendirmelerini ve hizmet sağlayıcılarla yapılan sözleşmeleri içerebilir.
İşletmenizin tüm yasal gereksinimleri karşıladığından ve veri işleme ile ilgili belgeleme yükümlülüklerini yerine getirdiğinden emin olmak için aşağıdaki adımları atmanızı öneririm:
1. İşlem kayıtları dizininin oluşturulması: İşletmenizdeki tüm veri işleme faaliyetlerini kaydedin ve bunları DSGVO gerekliliklerine göre belgeleyin.
2. Gizlilik politikalarının uygulanması: Gizlilik politikaları oluşturun ve gizlilik yasalarına uyumu sağlamak için iç süreçleri ve önlemleri belirleyin.
3. Personel eğitimi: Personelinizi gizlilik konusunda bilinçlendirin ve gizlilik düzenlemelerine uygun hareket etmelerini sağlamak için gerekli bilgi ve becerilere sahip olduklarından emin olun.
4. Düzenli kontrol ve güncelleme: Belgeleme ve süreçlerinizi düzenli olarak kontrol edin ve gerektiğinde yeni yasal gereksinimlere uygun şekilde güncelleyin.
İşletmenizin, müşterilerinizin, çalışanlarınızın ve iş ortaklarınızın verilerini uygun şekilde korumak için gerekli tüm önlemleri almasını sağlamak için işletme sahibi olarak önemli bir rol üstlenmeniz gerekmektedir.
Daha fazla sorunuz varsa veya destek ihtiyacınız varsa, memnuniyetle yardımcı olurum.
Saygılarımla,
Tobias Helbig
Gizlilik Hukuku Avukatı
