Какие документы должен вести клуб и как долго их хранить?
Декабрь 23, 2023 | 50,00 EUR | отвечено Roberta Lahn
Уважаемый юрист по вопросам ассоциаций,
обращаюсь к вам с вопросом о хранении документов ассоциации. Наша ассоциация "Спортивный клуб Примерный город" существует уже 20 лет, и за все это время у нас накопилось множество документов. К сожалению, мы не уверены, какие документы нам необходимо вести и сколько времени их хранить.
В настоящее время мы храним все уставы, протоколы собраний членов, финансовые документы, контракты, а также всю корреспонденцию с органами власти и другими ассоциациями. Однако мы не уверены, достаточно ли этого и необходимо ли нам вести еще какие-либо документы.
Кроме того, возникает вопрос о том, сколько времени мы обязаны хранить эти документы. У нас ограниченное количество места и мы хотели бы избавиться от ненужных документов, если это юридически возможно. С другой стороны, мы хотим убедиться, что в случае проверки налоговой службой или другими органами мы сможем предоставить все необходимые документы.
Можете ли вы конкретно указать нам, какие документы должна вести ассоциация и сколько времени их держать в архиве? Есть ли различия в зависимости от типа документов или типа ассоциации? Мы хотим убедиться, что мы соответствуем всем законным требованиям и избегаем ненужных рисков.
Заранее благодарим вас за вашу поддержку.
С уважением,
Отто Эверс
Уважаемый господин Эверс,
Благодарю Вас за запрос относительно хранения документов организации. Как юрист по вопросам организаций, я могу предоставить Вам информацию о законных требованиях, которые должен соблюдать Ваш спортивный клуб "Sportclub Musterstadt e.V.".
Важно, чтобы организация вела все документы, необходимые для правильного управления и администрирования клуба. К ним обычно относятся устав организации, протоколы общих собраний участников, финансовые документы, такие как доходы и расходы, договоры, переписка с органами власти и другими организациями, а также все другие документы, необходимые для работы организации.
Обязанность по хранению документов организации определяется положениями Гражданского кодекса (BGB) и Налогового кодекса (AO). В целом, организации должны хранить все документы, связанные с налогами, например финансовые документы, как минимум 10 лет. К ним относятся также документы о налогово значимых доходах и расходах, а также все документы, необходимые для расчета налогооблагаемой прибыли.
Для других документов, например уставов, протоколов общих собраний участников и договоров, закон не устанавливает определенного срока хранения. Однако, я рекомендую хранить все документы постоянно, так как они могут быть важны для работы организации и возможных юридических разбирательств.
Нет различий в сроках хранения в зависимости от типа документов или типа организации. Каждая организация должна соответствовать законным требованиям по хранению документов, независимо от ее размера или деятельности.
Для того чтобы избежать лишних рисков и быть готовым к проверке со стороны налоговой службы или других органов, я рекомендую Вам вести и хранить все документы тщательно. Важно, чтобы все документы были упорядочены и легко доступны, чтобы в случае необходимости можно было быстро получить к ним доступ.
Если у Вас есть дополнительные вопросы или Вам нужна помощь в организации и хранении документов организации, я готова Вам помочь.
С уважением,
Роберта Лан.
