Bir dernek hangi belgeleri tutmalı ve bunları ne kadar süreyle saklamalıdır?
Aralık 23, 2023 | 50,00 EUR | cevaplandı Roberta Lahn
Sayın Dernek Hukuku Avukatı,
Dernek belgelerinin saklanması konusundaki bir soruyla size başvuruyorum. "Spor Kulübü Örnekşehir Derneği" adlı derneğimiz 20 yıldır var ve bu süre zarfında birçok belge ve belge biriktirdik. Ne yazık ki hangi belgeleri tutmamız gerektiği ve bunları ne kadar süreyle saklamamız gerektiği konusunda kararsızız.
Şu anda tüm tüzükler, genel kurul toplantılarının tutanakları, mali belgeler, sözleşmeler ve yetkili kurumlar ile diğer derneklerle olan tüm yazışmaları saklıyoruz. Ancak bu yeterli mi ve belki daha fazla belge tutmamız gerektiği konusunda emin değiliz.
Ayrıca bu belgeleri ne kadar süreyle saklamamız gerektiği de bir soru olarak karşımıza çıkıyor. Sınırlı bir alanımız var ve gereksiz belgeleri atmak istiyoruz, eğer bu yasal ise. Diğer yandan, tabii ki, Maliye veya diğer kurumlar tarafından yapılan denetimde gerekli tüm belgeleri sunabileceğimizden emin olmak istiyoruz.
Lütfen bir derneğin hangi belgeleri tutması gerektiğini ve bunların ne kadar süreyle saklanması gerektiğini açıklayabilir misiniz? Belgelerin türüne veya derneğin türüne göre farklılıklar var mı? Tüm yasal gereklilikleri yerine getirdiğimizden emin olmak ve gereksiz riskleri önlemek istiyoruz.
Önceden sağladığınız destek için teşekkür ederim.
Saygılarımla,
Otto Evers
Sayın Evers,
Verein belgelerinin saklanmasıyla ilgili sorunuz için teşekkür ederim. Bir dernek hukuku avukatı olarak, "Sportclub Musterstadt e.V." adlı derneğinizin dikkate alması gereken yasal gereklilikler hakkında size bilgi verebilirim.
Genel olarak, bir derneğin, derneğin düzenli yönetimi ve idaresi için gerekli olan tüm belgeleri tutması önemlidir. Bu genellikle derneğin tüzüğü, genel kurul toplantılarının tutanakları, gelir-gider tabloları gibi finansal belgeler, sözleşmeler, otoritelerle ve diğer derneklerle yazışmalar ve dernek çalışması için gerekli diğer tüm belgeleri içerir.
Dernek belgelerinin saklanma yükümlülüğü Medeni Kanun (BGB) ve Vergi Kanunu (AO) hükümlerine tabidir. Genel olarak, derneklerin vergi ile ilgili belgeleri, örneğin finansal belgeler, en az 10 yıl süreyle saklanmalıdır. Bu, vergiye tabi gelir ve giderlere ilişkin belgeler ile vergiye tabi karın tespiti için gerekli olan tüm belgeleri kapsar.
Tüzükler, genel kurul toplantılarının tutanakları ve sözleşmeler gibi diğer belgeler için yasada belirlenmiş bir saklama süresi yoktur. Ancak dernek işi ve olası yasal mücadeleler için önemli olabileceğinden, tüm belgelerin sürekli olarak saklanmasını öneririm.
Belgelerin türüne veya derneğin türüne göre saklama sürelerinde herhangi bir fark yoktur. Her dernek, belgelerin saklanmasıyla ilgili yasal gereklilikleri yerine getirmek zorundadır, büyüklüğünden veya faaliyet alanından bağımsız olarak.
Maliye veya diğer otoriteler tarafından yapılan bir denetim durumunda hazırlıklı olmak ve gereksiz riskleri önlemek için tüm belgeleri dikkatlice tutmanız ve saklamanızı öneririm. Tüm belgelerin düzenli ve kolayca erişilebilir olması gerektiği önemlidir, böylece ihtiyaç duyulduğunda hızlıca erişilebilir.
Daha fazla sorunuz varsa veya dernek belgelerinizin düzenlenmesi ve saklanması konusunda destek gerekiyorsa, size yardımcı olmaktan mutluluk duyarım.
Saygılarımla,
Roberta Lahn
