Quels documents un club doit-il conserver et pendant combien de temps doivent-ils être conservés ?
Décembre 23, 2023 | 50,00 EUR | répondu par Roberta Lahn
Cher avocat spécialisé en droit des associations,
Je me permets de vous contacter pour une question concernant la conservation des documents de l'association. Notre association, le "Sportclub Musterstadt e.V.", existe depuis 20 ans et nous avons accumulé de nombreux documents et pièces au fil du temps. Malheureusement, nous ne sommes pas certains des documents que nous devons conserver et de la durée pendant laquelle nous devons les conserver.
Actuellement, nous conservons tous les statuts, les procès-verbaux des assemblées générales, les documents financiers, les contrats ainsi que toute la correspondance avec les autorités et autres associations. Cependant, nous ne savons pas si cela est suffisant et si nous devrions peut-être conserver d'autres documents.
De plus, se pose la question de la durée pendant laquelle nous devons conserver ces documents. Nous avons un espace limité et souhaiterions nous débarrasser des documents inutiles, si cela est légalement possible. D'un autre côté, nous voulons bien sûr nous assurer que nous pouvons présenter tous les documents nécessaires en cas de contrôle par le fisc ou d'autres autorités.
Pouvez-vous nous indiquer précisément quels documents une association doit conserver et pendant combien de temps ? Y a-t-il des différences selon le type de documents ou le type d'association ? Nous voulons nous assurer de respecter toutes les exigences légales et éviter les risques inutiles.
Je vous remercie d'avance pour votre soutien.
Cordialement,
Otto Evers
Cher Monsieur Evers,
Merci pour votre demande concernant la conservation des documents de l'association. En tant qu'avocate spécialisée en droit des associations, je peux vous fournir des informations sur les exigences légales que votre association "Sportclub Musterstadt e.V." doit respecter.
Il est essentiel qu'une association conserve tous les documents nécessaires à sa gestion et à son administration de manière appropriée. Cela comprend généralement les statuts de l'association, les procès-verbaux des assemblées générales, les documents financiers tels que les comptes de recettes et dépenses, les contrats, la correspondance avec les autorités et d'autres associations, ainsi que tous les autres documents pertinents pour le travail de l'association.
L'obligation de conservation des documents de l'association est régie par les dispositions du Code civil (BGB) et du Code fiscal (AO). En général, les associations doivent conserver tous les documents fiscalement pertinents, tels que les documents financiers, pendant au moins 10 ans. Cela inclut également les justificatifs des recettes et dépenses fiscalement pertinents ainsi que tous les documents nécessaires pour déterminer le bénéfice imposable.
Pour d'autres documents, tels que les statuts, les procès-verbaux des assemblées générales et les contrats, il n'y a pas de délai de conservation défini par la loi. Cependant, je recommande de conserver tous les documents de manière permanente car ils peuvent être importants pour le travail de l'association et d'éventuels litiges juridiques.
Il n'y a pas de différences dans les délais de conservation en fonction du type de documents ou du type d'association. Chaque association doit respecter les exigences légales en matière de conservation des documents, quelle que soit sa taille ou son activité.
Pour éviter les risques inutiles et être bien préparé en cas de contrôle par le fisc ou d'autres autorités, je vous recommande de tenir et de conserver soigneusement tous les documents. Il est important que tous les documents soient organisés et facilement accessibles pour pouvoir y accéder rapidement en cas de besoin.
Si vous avez d'autres questions ou avez besoin d'aide pour organiser et conserver vos documents d'association, je suis à votre disposition.
Cordialement,
Roberta Lahn
