Wie lange darf ein Unternehmen personenbezogene Daten speichern?
Dezember 30, 2023 | 50,00 EUR | beantwortet von Andrea Schlattmann
Sehr geehrter Rechtsanwalt für Datenschutzrecht,
ich habe eine Frage zum Umgang mit personenbezogenen Daten in einem Unternehmen. In meinem Fall handelt es sich um ein kleines mittelständisches Unternehmen, das Kundendaten für die Abwicklung von Bestellungen und die Kommunikation mit den Kunden speichert. Nun frage ich mich, wie lange das Unternehmen diese Daten überhaupt speichern darf, bevor es gelöscht werden muss.
Der Ist-Zustand ist folgender: Das Unternehmen speichert die personenbezogenen Daten der Kunden, wie Namen, Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, in einer internen Datenbank. Die Daten werden für die Abwicklung von Bestellungen, die Zusendung von Informationen und die Kommunikation mit den Kunden genutzt. Bisher wurden die Daten nie gelöscht, da es keine klaren Richtlinien dazu gibt.
Meine Sorgen liegen darin, dass das Unternehmen möglicherweise gegen Datenschutzgesetze verstößt, wenn es die Daten zu lange speichert. Zudem befürchte ich, dass die Daten eventuell in falsche Hände geraten könnten, wenn sie nicht regelmäßig gelöscht werden.
Daher meine Frage: Wie lange darf ein Unternehmen personenbezogene Daten speichern, bevor sie gelöscht werden müssen? Gibt es gesetzliche Regelungen oder Empfehlungen, an die sich das Unternehmen halten sollte? Welche Maßnahmen können ergriffen werden, um sicherzustellen, dass die Daten angemessen und sicher gespeichert und verwaltet werden?
Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe und Unterstützung.
Mit freundlichen Grüßen,
Gerald Schulze
Sehr geehrter Herr Schulze,
vielen Dank für Ihre Anfrage zum Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen. Es ist gut, dass Sie sich Gedanken darüber machen, wie lange diese Daten gespeichert werden dürfen, um mögliche Datenschutzverstöße zu vermeiden. In der Tat gibt es gesetzliche Regelungen, an die sich Unternehmen halten müssen, wenn es um die Speicherung von personenbezogenen Daten geht.
Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die seit Mai 2018 in Kraft ist, dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist. Das bedeutet, dass Unternehmen die Daten nicht länger speichern dürfen, als es für die Abwicklung von Bestellungen, die Kommunikation mit den Kunden oder andere vereinbarte Zwecke notwendig ist. Sobald diese Zwecke erfüllt sind, müssen die Daten gelöscht werden.
Es empfiehlt sich daher, klare Richtlinien für die Speicherung und Löschung personenbezogener Daten in Ihrem Unternehmen festzulegen. Diese Richtlinien sollten die Aufbewahrungsfristen für die verschiedenen Arten von Daten festlegen und sicherstellen, dass die Daten regelmäßig überprüft und bei Bedarf gelöscht werden. So können Sie sicherstellen, dass Sie im Einklang mit den Datenschutzgesetzen handeln und das Risiko von Datenschutzverstößen minimieren.
Darüber hinaus ist es wichtig, sicherzustellen, dass die gespeicherten Daten angemessen und sicher verwaltet werden. Dazu gehören Maßnahmen wie die Verschlüsselung von sensiblen Daten, die Begrenzung des Zugriffs auf die Daten nur für autorisierte Mitarbeiter und die regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Insgesamt ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz einhält und angemessene Maßnahmen ergreift, um die Sicherheit und Integrität der gespeicherten Daten zu gewährleisten. Wenn Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung bei der Erstellung von Richtlinien zur Datenlöschung benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
Andrea Schlattmann
Rechtsanwältin für Datenschutzrecht
